څنګه (او ولې) د غونډې د کانونو د ثبتولو لپاره
دقیقې عبارت دي له:
- د ګډون کوونکو نومونه،
- د اجنډا توکي پوښلي ،
- د ګډونوالو لخوا پریکړې،
- د ګډونوالو لخوا تعقیب شوي عملونه،
- د ژمنو بشپړولو لپاره اړین نیټې، او
- نور راتلونکي پیښې یا خبرې اترې د راتلونکي بیاکتنې یا تاریخ لپاره د مستند کولو وړ دي.
مثالي غونډه غونډه د ګډونوالو لخوا د غونډې او ژمنې په ترڅ کې په پریکړو باندې تمرکز کوي. ژمنې د ټاکل شوي نېټې سره او یا نور ګډ معلومات چې د شریکوالو سره د ګډې پوهې لپاره اړین دي اړین دي.
د تاریخي سند په توګه د غونډو کانونه
د تاریخي سند په توګه، دوی د کلیدي نظریو یا خبرو اترو مستند کولو لپاره هم ګټور دي چې د تصمیم نیولو سبب ګرځي. د مثال په توګه، وروسته د پوښتنو ځوابونه کله چې د ټیم غړی وایي، "موږ څه فکر کوو کله چې موږ دا هدف غوره کړ."
اغیزمنې غونډې دقیقې پنځه بدیلونه ټیم وړاندې کړ چې ټیم یې بحث وکړ او کلیدي دلیل یې ولې ولې چې په نورو شته الرو کې غوره شوی.
د عمومي سوداګرۍ غونډه لپاره اغیزمنه غونډه د هر بحث ثبت کولو ته اړتیا نلري.
دوی ته اړتیا نلري، او نه باید، هغه څه چې ویلي یې دي. او نه، دوی باید هر هغه څوک چې په تفصیل سره یې په تفصیل سره مستند کړي باید لاسوند کړي. په مثال کې ورکړل شوي، یو اغیزمن نوټ جوړونکی د هرې کلمې لیکلو پرځای بحث ته لنډیز وړاندې کوي.
(دا پیژندل چې دا اصول د نورو ډولونو غونډو لپاره د داسې شرایطو لکه قانوني اقدام، د محکمې اورېدلو او نورو لپاره مختلف دي.
دا دقیقې د خبرو اترو او بیاناتو سم ریکارډ ته اړتیا لري.) مګر، ستاسو د کارځای ځای ناسته نه.
کله چې او څنګه د غونډو مناقشې شریکول
په عین حال کې، د غونډې دقیقې د غونډې په پای کې د ګډون کوونکو ګډون کولو لپاره خپرول شوي دي. دا کار کول، برخه اخیستونکي د خپلو ژمنې او وخت پای ته رسیدلي خبرتیا لري. که دا ممکنه نه وي (د بیلګې په توګه، د یادښت لیکونکی غواړي چې غلطۍ پاکې کړي) نوټ لیکونکی باید د غونډې دقیقې په 24 ساعتونو کې خپاره کړي.
دقیقو وختونو کې د ژمنو ټیم غړو یادونه کوي. دوی د ګډونوالو سره خپلو غونډو ته خپل د ژورنالستانو لیږدولو او لیست کولو لپاره مرسته کوي. دوی د کوم توکي یادونه کوي چې باید د راتلونکې ناسته مخکې ګډون کوونکو ته ورسیږي.
(دا د غونډو په ترڅ کې د غونډو په عمومي توګه د معلوماتو د لیږد یو له مهمو ستونزو سره مخ کیدی شي، ترڅو ګډونوالو د خبرو اترو پرځای د غونډو لوست لوستلو.) له بلې خوا، د غونډې نقشه نه منل کیږي؟ د نورو شیانو لپاره، تاسو وسایل لرئ لکه بریښناليک او ای میل.
تاسو غواړئ چې د راتلونکې غونډې په پیل کې ستاسو د مخکینۍ دقیقې بیاکتنه وکړو ترڅو خلک وکولای شي د دوی سم کولو او راتلونکو ګامونو لپاره وګوري.
دقیقې غونډې د بریالي ناستو لپاره اغېزمنې ونډه ورکوونکي دي کله چې دقیقې په مناسبه توګه لیکل شوي او په وخت سره ویشل شوي. دا په ځانګړې توګه ریښتیا ده کله چې ټیم د خپل بریالیتوب بریالیتوب ملاتړ کوي قوي نورمونه جوړ کړي .
سازمانونه څنګه د کانونو د راټولولو چارې پرمخ ځي؟
د غونډې بریالیتوب ته اشاره ، د یادښت لیکونکي یا ریکارډر ګډونوالو، تاریخ، او کارمندانو غونډې ته اړتیا لري چې په دې غونډه کې د لیږد په اړه پوه شي. د بشپړو ملاقاتونو د ترسره کولو پرته، د بریالیتوب لپاره د غونډې امکانات کم شوي.
هغه کارکوونکی چې د غونډې دقیقې وخت نیسي معمولا د ټیم غړی دی او په غونډه کې د ګډون په ترڅ کې یاداښتونه اخلي. په هغو غونډو کې چې قانوني یا حکومتي اړونده ګامونه، تعقیب، یا اړتیاو لکه د اوریدلو اړتیاوې، د شرکتونو بورډ غونډو، یا زیرمو ته اړتیا وي، یو ګډون کوونکی فرد رسمی دقیقې نه اخلي او ډیری وختونه یې ثبتوي.
هغه کارمند چې دقیقو ثبتوي باید باید غوږ ولري ترڅو دقیقه ریکارډ وکړي. کارمندان باید په اغیزمنه توګه څو اړخیز شي څو په غونډه کې ګډون وکړي کله چې دقیقې ثبت کړئ.
په ځینو غونډو کې، ورته کارکونکي په هره غونډه کې دقیقې وخت نیسي. په نورو کې، د دقیقو ټیکر رول د کارمند څخه کارمندانو ته لیږدول کیږي. د غونډې مشرتابه په څیر، د یاد جوړونکي رول د مشرتابه ، اړیکو ، او اغېزمنې غونډې مشرتابه مهارتونه رامینځته کوي.
د غونډې د کانونو اړتیاوې څه دي؟ یادونکی؟
د ریکارډر یا د یادونکي ټیکونکي اړتیاوې په لاندې ډول دي:
- په غونډه کې د پریکړو، ژمنې او عمده بحثونو په سمه توګه ثبت کړئ.
- د هغه کړنو یادونه چې د هغه غړو سره چې د ترسره کولو نیټې سره سم ترسره کولو سره ژمن دي سره راټولوي. د کار توکي د یو نوم سره تړلي دي، مګر عمومي بحث داسې نه وایي چې څوک یې وویل چې په غیر رسمي کاري ځایونو کې څه دي.
- د غونډې په پاى کې مهمې پرېکړې او دندې یا رضاکارانه ژمنې او کاري توکي بیاکتنه وکړئ نو ګډون کونکي کولی شي د ناستې څخه د مخه د پیښې او ژمنې په اړه بیاکتنه او موافقه وکړي.
- د غونډې رهبر کولی شي د یادداشت جوړونکي څخه وغواړي ترڅو په غونډه کې په دوره توګه خبرې اترې بیا پیل کړي.
- د غونډو په روانو لړۍ کې، د لیست جوړونکي د راتلونکې غونډې په پیل کې د غونډې دقیقې بیاکتنې لپاره یوه دقیقه وخت نیسي. هغه کارکوونکي چې په کې ګډون کوي کولی شي هغه شیان وپیژني یا یې سم کړي چې دوی په دقیقو کې ورسره توپیر لري.
- د غونډې د 24 ساعتونو په ترڅ کې د غونډې دقیقو یوه کاپي توزیع د کلونو لپاره د اسانتیاوونکو سره د لیدلو معیارونو سپارښتنه وه . مګر، د ریکارډر ریکارډ تر ډیره بریده د برقي وسیلو لکه د لیپ ټاپ یا iPad په اړه دقیقو وختونو اخیستل. نو، نوټ جوړونکی باید د غونډې یادښتونه د چټک، ګرامر، او وضاحت په چټکه بیاکتنې وروسته وویش - ډیری وختونه د غونډې په یا دقیقو کې.
ریکارډر یو رول دی چې یوه غونډه باید دا باوري کړي چې د غونډې پایلې اړیکه ونیول شي او د برخه والو لخوا کارول کیږي. د یادونې پرته، ګډونوال باید د نورو ګډون کوونکو په یادښت تکیه وکړي. تضمین شوی، دا ښه پلان نه دی.
د غونډې ناسته د اسنادو د بریالیتوب لپاره اړینه ده، د غونډې بریالیتوب لپاره، لکه څرنګه چې د کارمندانو د ښه کولو لپاره اسناد ضروري دي.