څه باید وکړئ (او نه باید) تاسو د کارمندانو پرسونل فایل کې ځای ونیسئ
په نورو کې، لاسرسۍ د بشری حقونو څانګې کارکوونکو پورې محدود دی او کارمندان کولی شي خپل اسناد ثبت کړي. مدافع وکیل کولی شي د کارمندانو ریکارډونو محتوا د قوانینو او مساوي استخدام فرصت کمیسیون) EEOC ( شکایتونه وړاندې کړي.
یو پخوانی کارکونکی کولی شي د خپلو کارکوونکو د ریکارډ یوه کاپي وغواړي.
ستاسو د پرسونل ریکارډونو کې د ټولو احتمالي کاروونکو او بالقوه ناظرینو سره، یو کارمند باید ستاسو د پرسونل ریکارډونو کې د کارمندانو د کار تاریخ تاریخ غیر منظم، حقیقتي اسنادو ساتلو ته پاملرنه وکړي. په پایله کې، دا عمومي لارښوونې پلي کولو اسنادو ته پلي کړئ چې تاسو د خپل سازمان په پرسونل ریکارډونو کې ساتل کیږئ.
د کارمندانو پرسونل دوسیه کې د منځپانګې عمومي لارښوونې
- د پرسونل ریکارډونو کې معلومات باید واقعیت ولري. څارونکي یا د بشري منابعو کارکوونکو نظرونه؛ ناڅاپه یادښتونه؛ ګپ شپ؛ ناڅاپه افسوس پوښتنې، راپورونه، یا د نورو کارمندانو تورونو تورونه چې ناچاوده شوي دي؛ تورونه ندي تعقیب شوي، تحقیق شوي، او پای ته رسیدلي؛ او نور غیر حقیقتي معلومات، تبصره، یا نوټونه باید د کارمند د پرسونل فایل څخه بې برخې شي.
د تعقیبي تبصره تر ټولو ناوړه مثالونه چې د بشري حقونو یو مدیر د پرسونل ریکارډ کې ثبت شوي و، د استخدام مدیر د مرکې یادښتونه پکې شامل وو. یو وویل: "د اړتیا په وخت کې د سیالونو پورته کولو او ډیری احتمال ډیر غوړ." کارکونکي، یو څارنوال، او حتی راتلونکي راتلونکي کارمندانو او څارونکو فکر وکړئ لکه د دې نظرونو لوستل.
په یو بل شرکت کې، مدیر غیر ناڅاپي نوټونه وموندل چې مدیران او نور یې د کارمندانو په دوتنو کې ساتل شوي وو، لکه "د مریم غوسه ځکه چې هغه نه وه پورته شوې. هغې خپل کار په مقابل ډول په مدیریت سره د خپل مدیر سره ترسره کولو لپاره سست کړ." ستونزه وګورئ؟
- د پرسونل ریکارډونه باید په فکري توګه د دوی د مناسب ځایونو ځایونو ته وټاکل شي. د متحده ایاالتو او فدرالي قوانینو پر اساس د ستاسو د پرسونل د ریکارډونو لپاره پروتوکول مشخص کړئ، د کارموندنې قوانین لکه د روغتیا بیمې پورونې او د 1996 احتساب قانون) HIPAA ( ، او د ګمارونکي غوره تجربې.
بیا، د پروتوکول سره پټه کړئ. تاسو نه غواړئ چې د ناڅاپي ډاکټرانو بویونه ومومئ کله چې دوی په طبي دوسیه کې شامل وي. او نه، تاسو د تنخواو په فایل کې د کارمند د ودې لپاره منطق او توجیه غواړئ.
تاسو هم نه غواړئ د استخدام پریکړې ریکارډ کې چې د پرسونل دوسیه کې د پخوانیو کارمندانو سره د خبرو اترو یا د خبرو اترو یادونه پکې شامل وي .
- څارونکي، مدیران او نور کارمندان چې د پرسونل ریکارډونو کې اسناد لري باید روزل شي ترڅو مناسب اسناد وسپاري. په یوه کارمند کې ګوته کول دا خبره تاییدوي چې کارمند بشپړ میتود دی ، ستاسو د پرسونل ریکارډونه هیڅ ډول جايزات نه ترلاسه کوي، خو ناڅاپي څارونکي د پیژندل شویو بیانونو لیکلو لپاره پیژندل شوي.
غوره لا تر اوسه، د بشري حقونو د کارمندانو لپاره فایلونو ته لاسرسی محدودوي څوک چې د ریکارډ مسولیت لري او پوهیږي چې په پرسونل فایل کې باید څه ونه کارول شي. - د پرسونل ریکارډونو کې هغه معلومات توازن کړئ چې د کارمندانو مثبت او منفی اړخونه پکې شامل وي د کار موندنې تاریخ. ډیری وختونه د پرسونل ریکارډونو په هر منفي پیښې ټینګار کوي او مثبت برخې له لاسه ورکوي.
- د خپل راپور ورکوونکي کارمندانو او رسمي شرکت پرسونل ریکارډونو په اړه د څارونکي د شخصي نوښتونو ترمنځ توپیر پیژني. د سوپروایزر یادونه چې د فعالیت د ښه کولو لپاره کارول کیږي، د پروژې تعقیبولو او بشپړولو لپاره، او د اندازې لوړولو او د فعالیت پراختیایي پالنونو ټاکلو لپاره، د بیلګې په توګه، د یوه څارونکي په خصوصي فایل کې لري، نه د شرکت رسمي رسمي پرسونل کې.
پیژندل، هم، د څارونکو لخوا روزل اړین دي چې څنګه خپل مدیریت فایل کې یادداشتونه واخلي او اسناد ساتي . د حقایقو، نظرونو، او ځانګړو مثالونو لپاره ورته معیارونه، حفظ نه کوي، په شخصي یادښتونو کې درخواست وکړئ.
د سپکاوي کوونکي شخصي نوټونه د استیناف په مثال کې ځای کیدلی شي، نو د دې لپاره چې د خصوصي نوټونو لپاره حتی د سپارښتنو سپارښتنه کیږي. د نظارت کونکو تمرینونه د ریکارډونو کاپی ساتي چې د رسمي کارمندانو پرسونل کې شتون لري د دوی مدیریت دوسیه کې سپارښتنه ندي.
- د استخدام اسناد او د مرکې سره مرکه یو څه خنډ وړاندې کوي. غوره تمرین دا دی چې د هرې موقعیت لپاره یو جلا فایل وساتئ چې تاسو ډک کړئ پدې کې شامل دي چې د دندې پوستونو څخه د دې پوست ډکولو سره اړوند حوالې چکونو ته شامل دي. د غوښتنلیکونو بیا پیل، پوښۍ لیکونه، او غوښتنلیکونه په دې دوتنې کې شامل دي پرته له دې چې تاسو د کارمندانو غوښتنلیک د کارمندانو پرسونل ته انتقال کړئ.
دا فایل رسمي رسمي چک لیستونه او فارمونه لري چې د احتمالي کارمندانو وړتیا استازیتوب کوي او د خورا وړ وړ نوماند لپاره د خپلې پریکړې ملاتړ کوي. د استخدام مدیر نظرونه او یادښتونه چې د استخدام پروسې په ترڅ کې اخیستل شوي وو په دې فايل کې نه دي. بشري سرچینې کیدای شي دا یادښتونه راټول کړي ترڅو د کار په پریکړه کې بشپړ اسناد وساتي، مګر دوی د پرسونل ریکارډونو پورې تړاو نلري.
- د کاري پریکړو په اړه حقیقي اسناد لکه پرمختګ ، د ورستي فرصت ته لیږد ، او د معاش زیاتوالي د پرسونل ریکارډونو کې دي. د څارونکي یا د بشري حقونو څانګه د کارمند په اړه نظرونه ندي. د رسمي انضباطی عمل اسناد لکه لیکل شوی خبرتیا هم د کارمند د پرسونل په دوسیه کې ده.
د اسنادو مشخص بیلګې چې باید د پرسونل ریکارډونو کې نه وي
لاندې معلومات باید د پرسونل ریکارډونو کې ونه ساتل شي. اسناد ممکن یو جلا فایل ته اړتیا ولري، کیدای شي د څارونکي یا مدیریت نوټونو په توګه محرم شي، یا باید په ټوله توګه د ګومارونکي لخوا وساتل شي.
- هر طبي معلومات په طبي دوسیه پورې اړه لري.
- د پیسو معلومات د معاشونو په فايل کې شامل دي .
- هغه اسناد چې د کارمند ټولنیز امنیت شمېر پکې شامل دي یا د کارمندانو ساتل شوي طبقه بندي په اړه معلومات لکه عمر، نسل، جندر، ملي اصل، معلولیت، میرمني حالت، مذهبي عقیدې او نور باید هیڅکله د پرسونل دوتنو کې وساتل نشي.
- د کارمندانو د کار کولو اداره کولو لپاره د نظارت اسنادو ، اهدافو ترتیب کول، فیډر چمتو شوي او نور باید په یو خصوصي، څارونکي یا مدیر - د ملکیت فولډر کې درج شي.
- د تحقیق موادو مواد د کارکوونکو شکایت، د شاهد مرکې، د کارموندنې مرکه، موندنې، څارنوال سپارښتنې، او پریکړه، او د تعقیب هیڅ تضمین کولو لپاره تعقیب ، باید د پلټنو دوسیه کې پاتې وي چې د پرسونل ریکارډونو څخه جلا وي.
- د I-9 په فايل یا ځای کې د فايل کارمند I-9 فورمه ، د کارمندانو پرسونل څخه لیرې پرتې.
- د پس منظر چیکونو په شمول د جزایی تاریخ، د کریډیټ راپور، او داسې نور، او د مخدره موادو ازموینې په جلا جلا فایل کې چې څارونکي، مدیران، او کارمندان نشي کولی. SHRM د دې جلا دوسیه سپارښتنه کوي یا سپارښتنه کوي چې دا معلومات هم د کارمند په طبي فایل کې ثبت شي.
- د کارموندنې برابر فرصتونه لکه د ځان پیژندنې فورمه او د حکومت راپورونه باید د پرسونل په فايل کې نه وساتل شي او نه هم هرڅومره څارونکي د السرسي لري.
که تاسو دا لارښودونه تعقیب کړئ، ستاسو اداره په سمه توګه د واقعیت ځایونو کې د کارموندنې وړ د کارموندنې وړ تاریخ او د پرسونل ریکارډونه ساتل کیږي.
بې ځایه کیدنه: لطفا په یاد ولرئ چې هغه معلومات چې چمتو شوي، په داسې حال کې چې اعتبار لري، د سموالي او مشروعیت لپاره تضمین ندي. دا سایټ د نړیوالو لیدونکو لخوا لیکل کیږي او د کارموندنې قوانین او مقررې د دولت او هیواد څخه هیواد ته توپیر لري. مهرباني وکړئ د قانوني، یا د بهرنیو، فدرال یا نړیوالو سرچینو څخه قانوني مرسته وغواړئ، ترڅو ستاسو حقوقي تعقیب یقیني کړئ او پریکړې ستاسو د ځای لپاره سم دي. دا معلومات د الرښوونو، نظرونو او مرستو لپاره دي.